File PDF hiện đang là một định dạng được dùng nhiều trong các công việc chuyên môn và lưu trữ văn bản nên có vai trò rất quan trọng trong đời sống. Văn bản khi sử dụng PDF sẽ trở nên chuyên nghiệp hơn và chống copy, chỉnh sửa hiệu quả. Tuy nhiên, để đọc PDF sẽ cần dùng đến một số ứng dụng hoặc phần mềm thứ 3. Vậy cụ thể tệp PDF là gì, cách tạo, cách xem ra sao?
1. File PDF là gì?
PDF là viết tắt của từ tiếng Anh Portable Document Format - có nghĩa là tệp định dạng tài liệu di động. Đây là định dạng được xuất bản bởi Adobe, trong đó các tệp PDF có thể chứa văn bản, video, phông chữ, hình ảnh, nút tương tác, siêu liên kết (hyperlink)... Vì vậy, tệp PDF được ứng dụng rộng rãi trong các mẫu viết tay, sách điện tử, tờ rơi, soạn thảo văn bản, ứng dụng công việc, tài liệu quảng cáo hay những mẫu tài liệu đã thiết kế sẵn.
File PDF là tệp định dạng tài liệu di động
Bên cạnh đó, cũng có một số trang web được lưu dưới dạng tệp PDF để người dùng truy xuất và tham khảo thông tin đầy đủ hơn. Đặc biệt, những tệp PDF không dựa trên phần mềm, hệ điều hành hoặc phần cứng do đó dù người dùng mở như thế nào cũng không làm thay đổi định dạng.
Chính vì vậy, sử dụng tệp PDF mang lại những lợi ích như:
- Dễ dàng chia sẻ trên internet vì có dung lượng khá nhỏ.
- Độ bảo mật cao vì các tập tin PDF có mã hóa.
- Người dùng truy cập file PDF dễ dàng bằng nhiều thiết bị bất kỳ: máy tính, laptop, các thiết bị di động, điện thoại thông minh…
- Định dạng PDF có thể dễ dàng chuyển đổi sang văn bản có định dạng khác.
2. Cách tạo file PDF
Có rất nhiều cách tạo tệp PDF, điển hình là tạo trên máy tính và thông qua phần mềm trực tuyến:
2.1. Cách tạo file PDF trên máy tính
Để tạo một file PDF từ file Word, Excel hay PowerPoint, người dùng có thể thực hiện theo các bước như sau:
- Bước 1: Mở một file cần chuyển đổi sang định dạng PDF (Sẽ là các file Word, Excel hay PowerPoint) sau đó chọn "File"
Bước 2: Hộp thoại "Save As" mở ra thì chọn vào mục "Browse" rồi tìm vị trí lưu file, nhập tên file và chọn "Save as type".
Bước 3: Tiếp tục chọn vào mục "PDF" rồi nhấp vào "Save" để lưu và tạo một file PDF mới sau đó đặt tên như bình thường.
2.2. Cách chuyển một file sang file bản PDF online
Nếu file cần chuyển sang định dạng PDF là PNG, JPG hay vẫn là các file Word, Excel hay PowerPoint thì người dùng cũng có thể sử dụng phần mềm trực tuyến theo các bước như sau:
Bước 1: Mở trình duyệt bất kỳ và nhập từ khoá "Tạo file PDF trực tuyến" thì trên kết quả tìm kiếm sẽ hiện lên một loạt các gợi ý để bạn lựa chọn, bạn chỉ cần chọn một link bất kỳ mà bản thân cảm thấy uy tín. Hoặc truy cập: https://smallpdf.com/
Bước 2: Sau khi mở link ra hãy chọn vào mục "Chuyển đổi PDF" sau đó click chọn tệp cần chuyển đổi định dạng.
Bước 3: Sau khi chọn xong định dạng cần chuyển, click vào mục "Chọn các tệp"
Tiếp theo, bạn chọn file muốn chuyển sang PDF và nhấp vào mục "Chuyển sang PDF" và chờ quá trình hoàn tất.
Bước 4: Sau khi chuyển đổi hoàn thành, bạn nhấn vào "Tải xuống PDF" để tải file vừa tạo là xong.
3. Cách đọc file PDF miễn phí bằng phần mềm
Nếu trên thiết bị đang dùng không có ứng dụng đọc file PDF thì bạn có thể tham khảo các phần mềm sau:
Phần mềm Foxit Reader
Phần mềm Foxit Reader là phần mềm đọc tệp PDF thông dụng nhất hiện nay với nhiều tính năng nổi bật, đặc biệt cài đặt và sử dụng hoàn toàn miễn phí. Các tính năng nổi bật của ứng dụng gồm: Tạo file PDF, chỉnh sửa PDF, tạo ghi chú, tạo chữ ký, tạo mật khẩu bảo vệ và in file PDF.
Ưu điểm là có dung lượng gọn nhẹ, tốc độ xử lý nhanh và sử dụng miễn phí. Tuy nhiên, người dùng không thể chỉnh sửa tệp, chỉ hỗ trợ trên thiết bị Windows, macOS.
Phần mềm Adobe Reader
Adobe Reader là phần mềm đọc tệp PDF miễn phí và có nhiều tính năng nổi bật như: xem và chú thích vào tài liệu PDF, viết lời bình, tìm kiếm từ và cụm từ, tạo mã bảo vệ, điền, ký và gửi biểu mẫu PDF. Tuy nhiên, dung lượng của Adobe Reader sẽ nặng hơn so với các phần mềm khác và không có hỗ trợ tiếng Việt, tương thích trên thiết bị Windows, macOS.
Adobe Reader là phần mềm đọc file PDF miễn phí
Phần mềm Nitro PDF Reader
Nitro PDF Reader không chỉ để đọc tệp PDF mà còn có nhiều tính năng nổi bật như: Tìm, zoom in/out, xoay, xem từng trang/full, mở nhiều tập tin PDF cùng lúc, tạo file PDF từ bất kỳ tập tin nào. Tuy nhiên, phần ứng chiếm nhiều dung lượng, khởi động chậm và chỉ hỗ trợ trên Windows.
Phần mềm PDF-XChange Viewer
PDF-XChange Viewer là ứng dụng xem file PDF có dung lượng nhỏ hơn Adobe Acrobat Reader và được coi là phiên bản cải tiến của Foxit Reader. Ứng dụng này có nhiều chức năng như: đọc tệp PDF tốc độ cực nhanh, hỗ trợ tất cả các file PDF, đọc được cả tài liệu dạng thẻ, thêm bình luận và chú thích, đánh dấu trang, xuất các trang PDF hoặc toàn bộ các tập tin trong các định dạng ảnh được hỗ trợ cũng như trích xuất văn bản từ một trang tập tin PDF. Ngoài ra, người dùng có thể mở nhiều văn bản cùng một lúc, chỉnh sửa trang PDF bất kỳ. Nhược điểm là phần mềm chỉ hỗ trợ trên Windows.
PDF-XChange Viewer là ứng dụng xem file PDF có nhiều tính năng
Phần mềm Sumatra PDF
Sumatra PDF là phần mềm đọc tệp PDF miễn phí trên máy tính Windows nổi tiếng có dung lượng nhẹ nhất hiện nay với các tính năng nổi bật như: mở file PDF dung lượng lớn, tốc độ mở nhanh, cung cấp hotkey để người dùng có thể xem và chỉnh sửa file trực tiếp, có tính năng zoom và tìm kiếm đoạn văn trong file PDF, có thể mã hoá văn bản dễ dàng và có thể dùng trực tiếp trên USB. Tuy nhiên, phần mềm chỉ chạy được trên Windows.
Với những thông tin trên chắc hẳn bạn đọc đã nắm chắc khái niệm PDF là gì, cách tạo và cách mở file PDF ra sao? Từ đó có thể áp dụng các cách mở và tạo file vào trong thực tế dễ dàng!
