Thư mục trên máy tính sẽ giúp người dùng có thể dễ dàng quản lý, truy xuất các tệp tin, văn bản, hình ảnh, video… được lưu trữ dễ dàng hơn. Vậy thư mục là gì, có mấy loại và ngoài các chức năng trên còn có vai trò gì? So sánh sự giống và khác nhau giữa tập tin và folder sẽ giúp người đọc hiểu rõ hơn về dạng tập tin đặc biệt này!
1. Folder (Thư mục) là gì?
Thư mục trên máy tính còn được gọi là Folder, đây là một dạng tập tin đặc biệt được dùng để chứa các tập tin và chức năng chính của nó chính là để dễ dàng quản lý, sắp xếp các tập tin để phục vụ cho việc truy xuất, tìm kiếm tốt hơn khi cần dùng. Trong một folder có thể gồm nhiều các thư mục con khác nhau và trong đó có thể gồm các tập tin, hình ảnh, video, dữ liệu, tệp khác nhau… Ví dụ, trong Windows, C:\ là thư mục gốc của đĩa khởi động.
2. Có mấy loại thư mục?
Có nhiều cách phân chia thư mục, trong đó các phân loại phổ biến nhất là gồm có 3 loại folder:
![Thư mục có mấy loại?]()
Thư mục có mấy loại?
- Thư mục gốc: Đây là folder cao nhất được tổ chức trên đĩa và được định dạng đĩa bằng lệnh Format do đó đây là folder mặc định nên người dùng không thể xóa thư mục này.
- Thư mục hiện hành (hay còn gọi là Working Directory): Đây được gọi là folder đang mở hay đang chọn để làm việc.
- Thư mục rỗng (Empty Directory): Đây là folder trong đó không chứa tập tin hay bất cứ folder con nào chính vì vậy dù có bao nhiêu folder con mà không có dữ liệu trong đó thì cũng sẽ không chiếm dung lượng của máy tính.
Bên cạnh đó, người ta cũng có thể chia folder thành thư mục gốc và các thư mục con. Folder con sẽ nằm trong thư mục mẹ và chỉ khi các folder con có chứa tài liệu, tập tin thì mới chiếm dung lượng của máy, nếu folder sẽ không chiếm dung lượng.
3. Tầm quan trọng của Folder đối với tin học văn phòng
Mặc dù ý nghĩa của folder đã được biết đến, không phải tất cả mọi người đều hiểu rõ tầm quan trọng của nó, đặc biệt trong việc sử dụng hàng ngày trong lĩnh vực tin học văn phòng. Những thư mục nhỏ bé này thực sự rất quan trọng, thậm chí có ảnh hưởng lớn đến cách thức chúng ta sử dụng và tổ chức công việc trên máy tính.
Quản lý file một cách hiệu quả
Sử dụng folder giúp bạn dễ dàng xử lý và tìm kiếm dữ liệu hơn. Thay vì lưu trữ tất cả các loại file vào ổ cứng mà không có sự sắp xếp cụ thể, việc phân loại chúng vào các thư mục khác nhau và đặt tên phù hợp sẽ làm cho việc quản lý dữ liệu trở nên hệ thống và khoa học hơn.
Dễ dàng di chuyển dữ liệu
Cấu trúc thư mục kiểu cây, từ cấp độ thấp đến cao, giúp việc di chuyển dữ liệu giữa các ổ đĩa trở nên thuận tiện. Bạn chỉ cần chọn một thư mục chính và di chuyển nó đến vị trí mới mong muốn. Tất cả các thư mục phụ và file bên trong sẽ tự động được chuyển theo mà không cần xử lý từng file riêng lẻ. Khi việc chuyển dữ liệu hoàn tất, dung lượng của toàn bộ folder sẽ được cập nhật tự động trên ổ đĩa mới.
Tiết kiệm thời gian
Nếu không tổ chức dữ liệu ngay từ ban đầu, mọi thứ sẽ trở nên lộn xộn và hỗn độn. Việc tìm kiếm lại sau này sẽ mất nhiều công sức. Bằng cách tạo folder và phân loại một cách rõ ràng, bạn có thể truy cập và kiểm tra dữ liệu một cách nhanh chóng, tiết kiệm thời gian hơn.
Ví dụ: Tìm folder cá nhân chứa 300 file ảnh trong chuyến du lịch Quy Nhơn > Gõ tìm kiếm theo tên folder được lưu từ đầu > Toàn bộ ảnh bạn cần sẽ nằm trong thư mục đó.
Lưu trữ dữ liệu trên máy tính giúp giảm bớt nhu cầu sử dụng giấy tờ trong thực tế, nhưng nếu không biết cách quản lý và sắp xếp chúng một cách gọn gàng, dữ liệu của bạn có thể trở nên hỗn loạn.
Vì vậy, hãy thử áp dụng một số mẹo lưu trữ sau đây để việc tìm kiếm thư mục trở nên dễ dàng hơn:
Đặt tên ngắn gọn, dễ nhớ
Nhiều người khi sử dụng máy tính có xu hướng đặt tên ngẫu nhiên cho folder mới tạo, điều này không hỗ trợ việc tìm kiếm sau này. Vì thế, khi đặt tên cho thư mục, hãy chú trọng đến ba yếu tố: mang ý nghĩa, dễ hiểu và ngắn gọn.
Bạn nên đặt tên cho folder chính dựa trên nội dung bên trong. Cần lưu ý rằng tên thư mục nên không có dấu và hạn chế sử dụng khoảng trắng. Thay vào đó, sử dụng ký tự Shift - (gạch nối) để tránh lỗi hiển thị khi chia sẻ folder sang thiết bị khác.
Bạn có thể đặt tên giống nhau cho các Folder nằm ở vị trí khác nhau, nhưng nên tránh không nên đặt trùng nhau để không gây nhầm lẫn.
Khi đặt tên cho thư mục hãy bao gồm các đặc điểm cụ thể như mốc thời gian, địa điểm, tên khách hàng, số phiên bản, v.v. Không nên chỉ đặt tên một cách tùy tiện chỉ để tiếp tục công việc nhanh chóng, bởi sau đó bạn có thể phải tốn nhiều thời gian và công sức để tổ chức lại.
Tận dụng những thư mục có sẵn
Thông thường, trong máy tính sẽ có một số thư mục chính mặc định như Video, Music, Documents, v.v. Để thuận tiện, bạn nên sử dụng các Folder này làm thư mục chính, và sau đó thêm các nhánh thư mục phụ vào đó.
Sắp xếp thư mục từ lớn đến bé
Hãy hình dung cây thư mục như là một sơ đồ tư duy, nơi bạn bắt đầu bằng cách sắp xếp các ý tưởng lớn trước, rồi tiếp tục với những chi tiết nhỏ hơn.
Làm như vậy không chỉ giúp cây thư mục của bạn trở nên ngăn nắp hơn, mà cách sắp xếp Folder một cách logic còn giúp bạn tránh phải chỉnh sửa các Folder cũ mỗi khi cần thêm Folder mới. Bạn chỉ cần tạo một nhánh mới cho Folder đó là đủ.
5. Hướng dẫn cách tạo folder
Quy trình tạo một thư mục mới trên máy tính rất đơn giản và chỉ mất vài phút để thực hiện. Trước hết, bạn cần có một máy tính, dù đó là máy tính để bàn hay laptop, chạy hệ điều hành Windows hay MacOS tùy theo sở thích của bạn. Có hai cách khác nhau để tạo folder như sau:
Cách 1: Tạo folder mới thông qua phím tắt
- Bước 1: Chọn This PC > Vào mục ổ đĩa bất kỳ muốn tạo folder mới trong đó.
- Bước 2: Tại đây, thao tác cùng lúc tổ hợp phím tắt Ctrl + Shift + N để tạo folder.
- Bước 3: Đổi tên mặc định New Folder sang một cái tên bất kỳ để bạn có thể dễ dàng tìm kiếm nó về sau.
![]()
Cách 2: Tạo folder mới bằng chuột
- Bước 1: Chọn This PC > Vào mục ổ đĩa bất kỳ muốn tạo folder mới trong đó.
- Bước 2: Thao tác nhấn chuột phải > Chọn New > Chọn Folder > Một thư mục mới có tên là New Folder được tạo.
- Bước 3: Tiến hành đổi tên thư mục chính sau khi tạo thành công.
![]()
6. Một số khái niệm khác liên quan đến folder
Khi nói về folder và các khái niệm liên quan, thuật ngữ "file" thường được nhắc đến rất nhiều. Tuy nhiên, file và folder là hai thứ hoàn toàn khác biệt. Folder có nghĩa là thư mục, trong khi đó, file là những tập tin được lưu trữ bên trong thư mục. Mặc dù chúng có mối quan hệ chặt chẽ với nhau, nhưng chúng không giống nhau.
Tập tin (File) là gì?
File còn được gọi là tập tin hoặc tệp tin. Là dữ liệu do con người tạo ra, tải xuống và lưu trữ trên thiết bị máy tính, laptop, điện thoại... Đặc điểm nổi bật của file là nó có thể tồn tại dưới nhiều định dạng khác nhau. Các file có thể được tổ chức và lưu trữ cùng nhau trong một thư mục để giúp việc quản lý trở nên thuận tiện hơn.
Một số định dạng file cơ bản thường gặp
Phần mở rộng sau dấu chấm “.” của một tệp tin chỉ ra định dạng của file đó. Một số loại tập tin phổ biến trong tin học văn phòng bao gồm:
- File văn bản của phần mềm Microsoft Word có đuôi là doc – docs.
- File của phần mềm PowerPoint có đuôi là ppt – pptx.
- File của phần mềm Microsoft Excel có đuôi là xls – xlsx.
- File ảnh động có đuôi là gif.
- File hình ảnh: Có 3 đuôi cơ bản là jpg – jpeg – png.
- File âm thanh có đuôi là mp3
- File video có âm thanh thường có đuôi là mp4.
- File của phần mềm PowerPoint có đuôi là ppt – pptx.
- File nén có đuôi là rar – zip.
7. Thư mục và tập tin có gì giống và khác nhau?
Sự giống và khác nhau giữa tập tin và folder như sau:
Giống nhau giữa tập tin và thư mục
- Đây đều là hai định dạng có chức năng lưu trữ, sắp xếp và quản lý các dữ liệu, thông tin, tài liệu.
- Cả hai đều cho phép người dùng có thể chỉnh sửa tên theo ý thoải mái: tiếng Việt có dấu hoặc không dấu, độ dài ngắn tùy chọn.
![File và folder đều có chức năng lưu trữ, sắp xếp và quản lý các dữ liệu]()
File và folder đều có chức năng lưu trữ, sắp xếp và quản lý các dữ liệu
Khác nhau giữa tập tin và thư mục
Giữa file và folder có những điểm khác biệt cơ bản như sau:
Tập tin (File)
- Khi nhìn bên ngoài sẽ thấy tập tin có cấu trúc tập tin bao gồm hai phần là phần tên và phần đuôi được ngăn cách bằng dấu (.) để phân biệt các tập tin với nhau.
- Tập tin không chứa thông tin hay bất kỳ dữ liệu nào ngoài tên file vì tên của tập tin đó vốn dĩ đã chứa thông tin còn folder sẽ gồm rất nhiều thông tin, dữ liệu khác nhau.
- File là tập hợp các dữ liệu, thông tin do người dùng tạo ra từ máy tính, nó có thể là hình ảnh, dữ liệu, phần mềm,...và tùy vào từng loại dữ liệu mà phần đuôi mở rộng của file sẽ khác nhau để phân loại theo chức năng còn đối với folder thì đuôi giống nhau bởi trong cùng một folder có thể lưu trữ hỗn hợp các loại tập tin với nhiều chức năng khác nhau.
- Kích thước của một tập tin phụ thuộc nhiều vào máy tính, hệ điều hành, phần mềm. Kích thước có thể là: Kb (kilobyte), MB (megabyte), GB (gigabyte).
Thư mục (folder):
![Folder nó giống như một gốc cây]()
Folder nó giống như một gốc cây có nhiều cành cây, nhánh khác nhau
- Thư mục nó giống như một gốc cây có nhiều cành cây, nhánh khác nhau. Mỗi cành sẽ có các cành nhỏ, nhánh nhỏ, chính vì vậy folder giúp người dùng dễ dàng quản lý, sắp xếp các các tài liệu chung chủ đề trong cùng một mục để tìm kiếm dễ dàng hơn.
- Khi tạo folder cũng không cần phải chú ý vào phần đuôi mà có thể đặt tên thoải mái.
- Các folder sẽ có thêm tính năng bảo vệ, mã hoá để người khác không thể truy cập được nếu không có mật khẩu. Nếu máy tính ở chế độ chờ thì sau một khoảng thời gian nhất định thì thư mục sẽ tự động được kích hoạt mật mã để bảo vệ folder an toàn giúp người sử dụng quản lý dữ liệu tốt hơn.
Với những chia sẻ trên, chắc hẳn bạn đọc đã có thể hiểu rõ hơn về thư mục, chức năng cũng như có thể so sánh sự giống và khác nhau giữa folder và tập tin dễ dàng hơn. Nếu bạn có bất cứ thắc mắc nào hoặc cần được chia sẻ các thủ thuật máy tính thì hãy để lại bình luận bên dưới để Hoàng Hà PC giải đáp chi tiết nhất!
