File CSV là gì? Cách tạo và Mở file CSV nhanh nhất

CVS là loại file đã quá quen thuộc với dân văn phòng. Tuy nhiên rất nhiều người gặp trường hợp mở file CSV trên Excel bị lỗi font, không thể đọc nhưng lại không biết xử lý như thế nào. Cùng theo dõi bài viết dưới đây của chúng tôi để biết cách sửa lỗi file CSV lỗi font tiếng Việt nhanh chóng nhất. 

1. File CSV là gì?

File CSV (Comma Separated Values) là một loại tệp dùng để lưu trữ dữ liệu dưới dạng văn bản. Trong đó, các giá trị trong tệp sẽ được phân cách với nhau bởi dấu phẩy. Tệp CSV thường được sử dụng trong các trường hợp cần trao đổi dữ liệu giữa những ứng dụng khác nhau. 

Cụ thể, người dùng sẽ tiến hành xuất các dữ liệu phức tạp ở trên một ứng dụng thành dạng file CSV rồi tiến hành chuyển sang một ứng dụng khác để có thể nhập các dữ liệu này vào. Nhìn chung, cấu trúc của một file CSV tương đối đơn giản với 3 phần như sau:

• Phần đầu: Cột đầu trong bảng tính
• Phần thứ 2: Cột cuối cùng ở trong bảng tính
• Phần thứ 3: Các dòng có cấu trúc tương đồng và thứ tự tương ứng với những nội dung tại các cột giá trị ở trong bảng. 

File CSV là gì?

2. So sánh file CSV với Excel

Tệp CSV (Comma-Separated Values) và Excel (thường là tệp .xlsx hoặc .xls của Microsoft Excel) đều là các định dạng phổ biến dùng để lưu trữ dữ liệu bảng, nhưng chúng có một số điểm khác biệt quan trọng:

Định dạng

- CSV: Đơn giản, lưu trữ dữ liệu dưới dạng văn bản thuần túy, với mỗi hàng được tách biệt bằng dấu xuống hàng và mỗi cột được tách biệt bằng dấu phẩy (hoặc dấu phân cách khác).

- Excel: Phức tạp hơn, có khả năng lưu trữ nhiều loại dữ liệu khác nhau (văn bản, số, công thức, đồ họa) và hỗ trợ các tính năng như định dạng tế bào, biểu đồ, công thức phức tạp và macro.

Khả năng Tương thích

- CSV: Có khả năng tương thích cao với hầu hết các ứng dụng và hệ thống, do định dạng đơn giản của nó.

- Excel: Tốt nhất khi được sử dụng với Microsoft Excel. Các ứng dụng văn phòng khác có thể không hỗ trợ tất cả các tính năng của tệp Excel.

Dung lượng và Hiệu suất

- CSV: Thường nhẹ hơn so với Excel do không chứa định dạng phức tạp hoặc dữ liệu ngoài bảng.

- Excel: Có thể nặng hơn vì chứa thêm định dạng, công thức, và đôi khi là đồ họa.

Định dạng và Tính năng

- CSV: Không hỗ trợ định dạng tế bào, công thức hoặc biểu đồ.

- Excel: Hỗ trợ định dạng rộng rãi, công thức, biểu đồ, và nhiều tính năng khác.

Bảo mật

- CSV: Không hỗ trợ bảo mật nâng cao như mật khẩu bảo vệ hoặc mã hóa.

- Excel: Có khả năng bảo vệ bằng mật khẩu và mã hóa tệp.

Tích hợp và Tự động hóa

- Excel: Có thể tích hợp nhưng đôi khi cần các thư viện hoặc công cụ đặc biệt để xử lý các tính năng phức tạp.

- CSV thích hợp cho việc lưu trữ và chia sẻ dữ liệu đơn giản, trong khi Excel là lựa chọn tốt hơn cho việc phân tích dữ liệu phức tạp và trình bày.

Quá trình tạo ra

Tệp Excel thường được tạo ra thông qua bảng tính và có thể bao gồm các biểu đồ hoặc đồ thị, cùng với việc tích hợp các công thức toán học và hàm số nâng cao. Ngược lại, tệp CSV thường được tạo trực tiếp dưới dạng văn bản trong các ứng dụng như Notepad, OpenOffice Calc... và các trình soạn thảo văn bản khác.

Định dạng file

File Excel có định dạng .xls hoặc .xlsx khi lưu còn file CSV có định dạng .csv khi lưu.

Khả năng mở và chỉnh sửa nội dung

File Excel không thể mở, chỉnh sửa nội dung từ các phần mềm soạn thảo văn bản Notepad. Với File CSV, bạn có thể mở và chỉnh sửa nội dung từ trình soạn thảo văn bản Notepad.

Khả năng kết nối

Trong tệp Excel, bạn có thể kết nối với các nguồn dữ liệu bên ngoài và nhập thêm dữ liệu thông qua các chức năng add-in. Excel cũng hỗ trợ việc kiểm tra và theo dõi dữ liệu, cùng với khả năng thêm nhận xét vào các tế bào. Ngược lại, tệp CSV không cung cấp những tính năng này.

3. Cách đọc file CSV Trên Excel

Bước 1: Khởi động Microsoft Excel, chọn mục Data và chọn From Text

Bước 2: Tìm file CSV và nhấn nút Import để mở

Bước 3: Lựa chọn mã hóa (lưu ý chọn mã hóa UTF-8)

Bước 4: Chọn Comma (dấu phẩy) trong cột ký tự phân cách

Bước 5: Chọn Text (văn bản) để thiết lập tất cả các dòng ở dạng text. Bấm Finish để hoàn tất thiết lập

Bước 6: Chọn Existing Worksheet và bấm OK để chèn dữ liệu

4. Cách tạo file CSV

Bạn có thể tạo file CSV nếu muốn bằng một trong các cách sau. 

Tạo file CSV từ Microsoft Excel

Bước 1: Mở tài liệu Excel cần chuyển đổi sang file CSV và truy cập vào menu File > Save As từ menu xổ xuống.

Bấm nút Browse, trong hộp thoại Save As hiển thị bạn chuyển đến vị trí cần lưu file CSV sau khi chuyển đổi sang. 

Kích vào menu xổ xuống tại mục Save as type, bạn chọn định dạng lưu là Text (Tab delimited) hoặc CSV (Comma delimited). 

Bước 3: Nhập tên file vào khung File name. Cuối cùng bấm nút Save để lưu file.

Lưu ý: Sẽ có hai hộp thoại sẽ xuất hiện khi bạn bấm nút Save của bước 3. Bấm nút OK với hộp thoại đầu tiên và bấm nút Yes trên hộp thứ hai để lưu file mới. Sẽ chỉ có một sheet trong Excel được chuyển đổi sang định dạng file CSV tại một thời điểm. Để chuyển đổi nhiều sheets khác nhau bạn cần thực hiện lại từng bước như trên cho mỗi sheets.

Tạo file CSV từ Google Sheets

Bước 1: Kích hoạt trình duyệt web yêu thích, đăng nhập vào tài khoản Google và mở file Google Sheets được lưu trữ trong Google Drive mà bạn muốn xuất sang file CSV.

Bước 2: Truy cập vào menu Tệp (File), từ menu xổ xuống chọn tùy chọn Tải xuống (Download) và chọn tùy chọn Giá trị được phân tách bằng dấu phẩy (.csv) để tải về máy tính file CSV được chuyển đổi sang.

Tạo file CSV từ trình soạn thảo văn bản

Bước 1: Bạn kích hoạt trình soạn thảo văn bản như Notepad trên Windows hoặc TextEdit trên macOS. 

Bước 2: Nhập dữ liệu cho tài liệu, phân tách từng giá trị bằng dấu phẩy và mỗi hàng bằng một dòng mới.  

Bước 3: Truy cập vào menu File > Save As để lưu file.

Trong hộp thoại Save As hiển thị, nhập tên file với phần mở rộng là .csv vào khung File name, mục Save as type chọn tùy chọn All Files.

 Trên đây là hướng dẫn sửa lỗi file CSV lỗi font tiếng Việt đơn giản mà bạn có thể tham khảo. Hy vọng bài viết của Hoàng Hà PC đã cung cấp thêm cho bạn nhiều kiến thức tin học văn phòng hữu ích.